Oleh : Mohamad Ali Murtadho *
- A. PENDAHULUAN
Dalam era globalisasi persaingan dunia usaha semakin ketat, Perusahaan dapat bersaing dengan baik kalau menghasilkan produk atau jasa yang unggul (berkualitas tinggi), sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan konsumen. Perusahaan dapat menghasilkan produk atau jasa yang unggul jika yang bersangkutan memokuskan diri pada proses penciptaan produk atau jasa yang sesuai dengan bisnis intinya (core business), dimana core business tersebut memiliki keterkaitan erat dengan kemampuan utama perusahaan (core competence) atau sebalikanya core competence yang dimiliki akan menentukan pemilihan dan pengembangan core business perusahaan. Dengan demikian jika perusahaan tersebut konsentrasi pada bisnis inti dan kompetensinya maka dapat menghasilkan produk atau jasa yang unggul sehingga memiliki keunggulan kompetitif.
Sementara untuk sejumlah proses-proses yang berada diluar bisnis inti (non core business) umumnya perusahaan tidak atau kurang dapat melaksanakannya dengan cukup efisien dan efektif. Pekerjaan non core business ini kemungkinan besar dapat dilaksanakan dengan efisiensi dan efektivitas yang optimal apabila dikerjakan oleh perusahaan lain yang ’core business’-nya dan’core competence’-nya memang berada disitu. Dengan demikian, di samping perusahaan dapat berfokus pada ’core business’ sendiri, akan memperoleh jasa penunjang yang lebih efektif dan efisien.
Industri jasa pendidikan, sebuah lembaga kursus komputer misalnya, dimana core bisnisnya adalah menyediakan jasa pendidikan, menyusun kurikulum, sertifikasi keilmuan, dengan kompetensi keilmuan pemrograman, SDM Certified, bisa dibayangkan jika lembaga tersebut masih mengurusi pengelolaan infrastruktur computer, promosi program, administrasi dan registrasi, petugas kebersihan dan sebagainya yang juga bagian penunjang dari proses bisnis tersebut maka lembaga tersebut tidak dapat berkonsentrasi penuh dalam pengembangan apa yang menjadi core bisnisnya, jika ditangani sendiri oleh lembaga tersebut tentu biaya operasional yang dikeluarkan cukup besar.
Kebutuhan sistem informasi dan teknologi informasi (S.I.T.I) baik sebagai support, enabler maupun transformer sudah menjadi keharusan dalam suatu perusahaan atau institusi agar memiliki keunggulan kompetitif. Tata kelola sistem informasi dan teknologi informasi yang baik dapat menjadi factor kesuksesan perusahan dalam mancapai tujuan. Sementara itu biaya untuk merencanakan, membangun, mengoperasional, dan memaintenance cukup besar, belum lagi resiko-resiko yang mungkin dapat terjadi setiap saat.
Disisi lain, perkembangan S.I.T.I yang sangat cepat menuntut kompetensi yang handal dan mumpungi, sedangkan perusahaan harus juga melakukan perubahan dan beradaptasi dengan S.I.T.I yang baru, jika harus memperlajari dari awal maka perusahaan kehilangan waktu dan serta kehilangan kesempatan untuk memperoleh keuntungan. Untuk itu manajemena tata kelola membutuhkan perhatian yang baik agar dapatberjalan secara efisien dan efektif. Salah satu metode dalam menejemen sumber daya teknologi informasi adalah dengan outsourcing atau alih daya. Oleh karena itu Dalam tulisan ini bermaksud membahas apa dan bagaimana bentuk I.T outsourcing, bagaimana keuntungan dan permasalahannya serta bagiamana strategi I.T outsourcing.
B. PEMBAHASAN
a. Outsourcing Teknologi informasi
Menurut The British Computer Society, outsourcing adalah kegiatan memindahkan aktivitas dan layanan pada pihak lain diluar perusahaan. Dalam hal ini dapat berupa vendor, koperasi ataupun instansi lain atau dapat juga supplier, sub kontrak dan istilah lainnya yang berbeda namun mempunyai makna yang sama yaitu alih daya atau pemindahan layanan kepada yang lain. Dalam bahasan kali ini adalah layanan yang dimaksud adalah layanan teknologi informasi dan bidang-bidang lain yang sejenis
Teknologi informasi atau dalam bahasa inggris disebut dengan information technology yang selanjutnya penulis singkat dengan I.T adalah istilah umum yang menjelaskan teknologi apapun yang membantu manusia dalam membuat mengubah menyimpan, mengkomunikasikan dan atau menyebarkan informasi. (http://id.wikipedia.org/wiki/teknologi_informasi). I.T menggabungkan antara komputasi dan komunnikasi berkecapatan tinggi untuk data, suara dan video. Dengan demikian ruang lingkup I.T sangat luas, diantaranya dapat meliputi software, hardware, sistem informasi dan bahasa program dan lain sebagainya. Bentuk kontrak I.T outsourcing dapat berupa
- Menambahkan pengelolaan TI dengan penambahan sumberdaya dari pihak luar.
- Mengkontrakkan sistem secara utuh pada pihak luar
- Mengkontrakkan hanya sistem operasional dan fasilitasnya
Dari bentuk bentuk kontrak diatas outsourcing dapat dikategorikan menjadi 4 macam yang menurut The Computer Sciences Corporation (CSC) Index adalah sebagai berikut:
- Total outsourcing, outsourcing secara total pada seluruh komponen TI
- Selective outsourcing, outsorcing hanya pada komponen-komponen tertentu
- Transitional outsourcing, outsourcing yang fokusnya pada pembuatan sistem baru
- Transformational outsourcing, outsourcing yang fokusnya pada pembangunan dan operasional dari sistem baru
b. Bidang I.T Yang Dapat Di Outsourcingkan
Sebenarnya outsourcing TI dapat meliputi semua layanan TI yang dibutuhkan perusahaan, Price Waterhouse mencantumkan list pekerjaan yang dapat dioutsourcingkan antara lain:
- Pemeliharaan aplikasi (Applications maintenance)
- Pengembangan dan implementasi aplikasi (Application development and implementation)
- Data centre operations
- End-user support
- Help desk
- Dukungan teknis (Technical support)
- Perancangan dan design jaringan
- Network operations
- Systems analysis and design
- Business analysis
- Systems and technical strategy
c. Keuntunan dan permasalahan i.T Outsourcing
Outsourcing sendiri pada prakteknya dilapangan tidak berarti tanpa resiko sama sekali. Resiko–resiko yang terjadi hanya bisa diminimalisir, sehingga penting bagi perusahaan untuk melakukan self assesment terhadap kondisi perusahaannya. Baik keuangan, kesiapan hingga perencanaan jangka panjang kedepan. Adapun keuntungan dan permasalahan I.T outsourcing seperti table berikut
Keuntungan |
Permasalahan |
ü Biaya teknologi yang semakin meningkat, akan lebih murah jika perusahaan tidak berinvestasi lagi tetapi menyerahkannya kepada pihak ketiga dalam bentuk outsourcing yang lebih murah dikarenakan outsourcer dapat dibagi ke beberapa perusahaan.ü Mengurangi waktu proses, beberapa outsourcer dapat dipilih untuk bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan.ü Jasa yang diberikan oleh outsourcer lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan sendiri secara internal, outsourcer memang dispesialisasi dan ahli di bidang tersebut.ü Perusahaan tidak mempunyai pengetahuan tentang sistem teknologi ini dan pihak outsourcer mempunyainya.Perusahaan merasa tidak perlu dan tidak inginn melakukan transfer pengetahuan yang dimiliki oleh outsourcer
ü Meningkatkan flexibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi ü Mengurangi resiko kegagalan investasi.Penggunaan sumber daya sistem informasi belum optimal, jika hal ini terjadi maka perusahaan hanya menggunakan sumber daya sistem yang optimal pada saat-saat tertetu saja, sehingga sumber daya sistem informasi menjadi tidak dimanfaatkan pada waktu yang lainnya. ü Perusahaan dapat memfokuskan pada pekerjaan lain yang lebih penting.
|
ü Jika aplikasi yang di outsource adalah aplikasi yang staregik, maka dapat ditiru oleh pesaingnya yang juga dapat menjadi klien dari outsourcer yang sama.ü Perusahaan akan kehilangan kendali terhadapa aplikasi yang dioutsourcekan.ü Jika aplikasinya adalah aplikasi kritikal yang harus segera ditangani jika terjadi gangguan, perusahaan akan menanggung resiko keterlambatan penanganan jika aplikasi ini dioutsourcekan karena kendali ada di outsourcer yang harus dihubungi terlebih dahulu.ü Jika kekuatan menawar ada di outsourcer, perusahaan akan kehilangan banyak kendali dalam memutuskan sesuatu apalagi jiak terjadi konflik diantaranya.
ü Perusahaan akan kehilangan keahlian dari belajar membangun dan mengoperasikan aplikasi tersebut.
|
d. Perjanjian Kontrak sebagai Strategi Outsourcing
Keputusan untuk mengambil outsourcing tidak hanya bergantung dengan biaya yang harus dikeluarkan, paling tidak ada empat elemen yang harus diperhatikan saat membuat keputusan yaitu
a. Tingkat layanan dan harga (Service levels and pricing)
Service level atau juga dikenal dengan SLA (Service Level Agreement) mendapatkan perhatian terbesar saat menjalankan kontrak outsourcing ada, beberapa point yang harus diperhatikan antara lain
- Apakah biaya yang dikeluarkan sebanding dengan kontrak pelayanan
- Apakah kontrak pelayanan telah sesuai dengan kebutuhan bisnis
- Apakah tingkat pelayanan (service level) telah sesuai dengan kebutuhan bisnis
- Apakah biaya masih dalam jangkauan pasar pada tingkat yang sama
- Apakah penyedia jasa outsourcing telah sesuai dan kapabel dalam tingkat layanan
Biasanya cakupan kerja dan tingkat layanan gagal untuk memenuhi kebutuhan bisnis atau ada beberapa service yang justru tidak disepakati saat membuat kontrak. Perusahaan dapat menyesuaikan cakupan kerja dan tingkat layanan untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang artinya akan terjadi penyesuaian harga
Service level agreements sendiri menentukan tingkat layanan apa yang harus disediakan termasuk:
- System availability and response times, berupa kepastian bahwa sistem akan berjalan dengan baik yang dihitung dengan persentase sistem.Response times sendiri menyangkut berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan
- Standar kualitas (Quality standards), menyangkut standar operasional apa yang harus dikerjakan saat menangani suatu permasalah atau menghadapi kasus tertentu
b. Kontrak dan hubungan kerja (Contract and relationship)
Sebagian perusahaan dapat mengelola termin kontrak, kondisi dan performa kerja seperti dituliskan dalam perjanjian tanpa melakukan banyak perjanjian kontrak dan hubungan kerja secara mendetail. Namun beberapa perusahaan hanya bisa melakukannya dengan baik apabila telah dibangun sistem yang jelas dalam pengelolan hubgungan kerja. Perusahaan perlu memfokuskan dengan baik pada kontract dan juga pengelolaan hubungan kerja. Jika tidak kontrak yang dihasilkan akan menjadi kurang produktif.
Beberapa pertanyaan yang perlu dijawab perusahaan berkait dengan hal diatas
kah perusahaan dan penyedia telah memiliki model organisasi yang efektif untuk memelihara hubungan
- Apakah perusahaan dan penyedia telah mengalokasikan investasi yang sesuai untuk mengelola hubungan
- Apakah kontrak mengizinkan untuk melakukan perubahan pada cakupan, tingkat layanan dan biaya
- Apakah kontrak mengizinkan untuk melakukan perubahan pada cakupan, tingkat layanan dan biaya
- Apakah perusahaan dan penyedia berkomunikasi secara reguler tentang kebutuhan saat ini dan masa depan
Kontrak menyediakan fondasi untuk mengelola performa dan menjeleaskan cara bagaimana perusahaan dan penyedia menjalankan bisnis. Tapi itu membutuhkan komunikasi reguler antara perusahaan dan penyedia untuk menjalinhubungan yang produktif, merencanakan perubahan dan secara berkelanjutkan menyampaikan nilai. Kontrak yang baik tanpa komunikasi yang baik akan menghasilkan sesuatu yang buruk Kontrak menyediakan fondasi untuk mengelola performa dan menjeleaskan cara bagaimana perusahaan dan penyedia menjalankan bisnis. Tapi itu membutuhkan komunikasi reguler antara perusahaan dan penyedia untuk menjalin hubungan yang produktif, merencanakan perubahan dan secara berkelanjutkan menyampaikan nilai. Kontrak yang baik tanpa komunikasi yang baik akan menghasilkan sesuatu yang buruk
c. Penjadwalan
Secara umum tahapan penjadwalan saat akan mengimplementasi outsourcing adalah sebagai berikut
- Services and Service Levels, Deskripsi mengenai layanan dan tingkat layanan dari kontrak outsourcing.
- Biaya layanan dan jadwal pembayaran (Service Charges and Payments Schedule), Meliputi biaya yang diperlukan dan bagaimana jadwal pembayaran dilakukan. Pembayaran perlu dijelaskan dengan baik meliputi penandatangan kontrak, awal implementasi, penerimaan dan pembayaran rutin
- Biaya layanan dan jadwal pembayaran (Service Charges and Payments Schedule), Meliputi biaya yang diperlukan dan bagaimana jadwal pembayaran dilakukan. Pembayaran perlu dijelaskan dengan baik meliputi penandatangan kontrak, awal implementasi, penerimaan dan pembayaran rutin tanggungjawab dari setiap komponen baik perusahaan maupun penyedian termasuk tanggal-tanggal penting. Rencana layanan juga meliputi kapan suatu layanan disampaikan dan dikelola
- Manajemen perubahan, Prosedur ini menjelaskan bagaimana hubungan kerja akan berjalan, didokumentasi, disetujui dan diimplementasikan
d. Tujuan Strategis
Penting untuk memahami dan mempertanyakan tujuan strategis yang ada pada proposal untuk melakukan outsourcing. Tujuannya berdasar pada:
- Operasional TI yang lebih baik
- Peningkatan integrasi TI pada organisasi
- Penyerapan teknologi terbaru bagi perusahaan
Tujuan strategis ini harus dipahami dengan baik oleh perusahaan pengguna maupun penyedia agar dapat tercipta sinergi yang lebih baik. Hal ini menjadi tantangan tersendiri bagi kedua belah pihak.
C. PENUTUP
- a. Kesimpulan
Outsourcing merupakan satu dari sedemikian banyak cara untuk mengelola sumber daya TI. Hal yang menjadi perhatian besar adalah mengenai perjanjian kontrak outsourcing yang meliputi tingkat layanan dan biaya, kontrak dan hubungan kerja, penjadwalan hingga tujuan strategis.
- b. Saran
Dalam implementasinya diperusahaan, perlu dilakukan banyak pengkajian bagaimana peran outsourcing kedepan yang sangat bergantung pada kondisi dan kesiapan perusahaan bukan hanya pada biaya yang dapat dihemat. Perusahaan perlu menyesuaikan dan melakukan lebih banyak konsolidasi internal sebelum memutuskan untuk menggunakan jasa outsourcing.
Daftar Pustaka
- Anjar Priandoyo, 2005, Operasional Teknologi Informasi yang efektif dengan outsourcing. Makalah Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2005 (SNATI 2005), ISBN: 979-756-061-6
- AntoniusSinggih Setyawan, 2007, Hubungan Strategi Outsourcing Information Technology Dan Keberhasilan Outsourcing Information Technolog, Tesis Magister Sains Akuntansi Program Pascasarjana Universitas Diponegoro.
- http://id.wikipedia.org/wiki/teknologi_informasi diakses 10 Januari 20112
* Mohamad Ali Murtadho, Mahasiswa Magister Teknik Informatika Fakultas Teknologi Industri Universitas Islam Indonesia Yogyakarta sekaligus Staf Pengajar Prodi Sistem Informasi Fakultas Teknik Unipdu Jombang
Email : aliadho@gmail.com, ali_murtadho_net@yahoo.co.id
situs: http://kangali.com