Perjanjian Kontrak Outsourcing Sebagai Strategi Sukses Outsourcing Teknologi Informasi

Mohamad Ali Murtadho

Oleh : Mohamad Ali Murtadho *

  1. A.    PENDAHULUAN

Dalam era globalisasi persaingan dunia usaha semakin ketat, Perusahaan dapat bersaing dengan baik kalau menghasilkan produk atau jasa yang unggul (berkualitas tinggi), sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan konsumen. Perusahaan dapat menghasilkan produk atau jasa yang unggul jika yang bersangkutan memokuskan diri pada proses penciptaan produk atau jasa yang sesuai dengan bisnis intinya (core business), dimana core business tersebut memiliki keterkaitan erat dengan kemampuan utama perusahaan (core competence) atau sebalikanya core competence yang dimiliki akan menentukan pemilihan dan pengembangan core business perusahaan. Dengan demikian jika perusahaan tersebut konsentrasi pada bisnis inti dan kompetensinya maka dapat menghasilkan produk atau jasa yang unggul sehingga memiliki keunggulan kompetitif.

Sementara untuk sejumlah proses-proses yang berada diluar bisnis inti (non core business) umumnya perusahaan tidak atau kurang dapat melaksanakannya dengan cukup efisien dan efektif. Pekerjaan non core business ini kemungkinan besar dapat dilaksanakan dengan efisiensi dan efektivitas yang optimal apabila dikerjakan oleh perusahaan lain yang ’core business’-nya dan’core competence’-nya memang berada disitu. Dengan demikian, di samping perusahaan dapat berfokus pada ’core business’ sendiri, akan memperoleh jasa penunjang yang lebih efektif dan efisien.

Industri jasa pendidikan, sebuah lembaga kursus komputer misalnya, dimana core bisnisnya adalah menyediakan jasa pendidikan, menyusun kurikulum, sertifikasi keilmuan, dengan kompetensi keilmuan pemrograman, SDM Certified, bisa dibayangkan jika lembaga tersebut masih mengurusi pengelolaan infrastruktur computer, promosi program, administrasi dan registrasi, petugas kebersihan dan sebagainya yang juga bagian penunjang dari proses bisnis tersebut maka lembaga tersebut tidak dapat berkonsentrasi penuh dalam pengembangan apa yang menjadi core bisnisnya, jika ditangani sendiri oleh lembaga tersebut tentu biaya operasional yang dikeluarkan cukup besar.

Kebutuhan sistem informasi dan teknologi informasi (S.I.T.I) baik sebagai support, enabler maupun transformer sudah menjadi keharusan dalam suatu perusahaan atau institusi agar memiliki keunggulan kompetitif. Tata kelola sistem informasi dan teknologi informasi yang baik dapat menjadi factor kesuksesan perusahan dalam mancapai tujuan. Sementara itu biaya untuk merencanakan, membangun, mengoperasional, dan memaintenance cukup besar, belum lagi resiko-resiko yang mungkin dapat terjadi setiap saat.

Disisi lain, perkembangan S.I.T.I yang sangat cepat menuntut kompetensi yang handal dan mumpungi, sedangkan perusahaan harus juga melakukan perubahan dan beradaptasi dengan S.I.T.I yang baru, jika harus memperlajari dari awal maka perusahaan kehilangan waktu dan serta kehilangan kesempatan untuk memperoleh keuntungan. Untuk itu manajemena tata kelola membutuhkan perhatian yang baik agar dapatberjalan secara efisien dan efektif. Salah satu metode dalam menejemen sumber daya teknologi informasi adalah dengan outsourcing atau alih daya. Oleh karena itu Dalam tulisan ini bermaksud membahas apa dan bagaimana bentuk I.T outsourcing, bagaimana keuntungan dan permasalahannya serta bagiamana strategi I.T outsourcing.

B.     PEMBAHASAN

a.      Outsourcing Teknologi informasi

Menurut  The British  Computer  Society,  outsourcing  adalah kegiatan  memindahkan  aktivitas  dan  layanan  pada pihak  lain  diluar perusahaan. Dalam hal ini dapat berupa vendor, koperasi ataupun instansi lain atau dapat juga supplier, sub kontrak dan istilah lainnya yang berbeda namun mempunyai makna yang sama yaitu alih daya atau pemindahan layanan kepada yang lain. Dalam bahasan kali ini adalah layanan yang dimaksud adalah layanan teknologi informasi dan bidang-bidang lain yang sejenis

Teknologi informasi atau dalam bahasa inggris disebut dengan information technology yang selanjutnya penulis singkat dengan I.T adalah istilah umum yang menjelaskan teknologi apapun yang membantu manusia dalam membuat mengubah menyimpan, mengkomunikasikan dan atau menyebarkan informasi. (http://id.wikipedia.org/wiki/teknologi_informasi). I.T menggabungkan antara komputasi dan komunnikasi berkecapatan tinggi untuk data, suara dan video. Dengan demikian ruang lingkup I.T sangat luas, diantaranya dapat meliputi software, hardware, sistem informasi dan bahasa program dan lain sebagainya. Bentuk kontrak I.T outsourcing dapat berupa

  1. Menambahkan  pengelolaan  TI  dengan penambahan sumberdaya dari pihak luar.
  2. Mengkontrakkan  sistem secara utuh  pada  pihak luar
  3. Mengkontrakkan hanya sistem operasional dan fasilitasnya

Dari  bentuk  bentuk  kontrak  diatas outsourcing  dapat  dikategorikan  menjadi  4  macam yang  menurut  The  Computer  Sciences Corporation (CSC) Index adalah sebagai berikut:

  1. Total outsourcing, outsourcing secara total pada seluruh komponen TI
  2. Selective  outsourcing,  outsorcing  hanya  pada komponen-komponen tertentu
  3. Transitional  outsourcing,  outsourcing  yang fokusnya pada pembuatan sistem baru
  4. Transformational  outsourcing,  outsourcing yang  fokusnya  pada  pembangunan dan operasional dari sistem baru

 b.      Bidang I.T Yang Dapat Di Outsourcingkan

Sebenarnya  outsourcing  TI  dapat  meliputi semua  layanan  TI  yang  dibutuhkan  perusahaan, Price Waterhouse mencantumkan list pekerjaan yang dapat dioutsourcingkan antara lain:

  1. Pemeliharaan  aplikasi  (Applications maintenance)
  2. Pengembangan  dan  implementasi  aplikasi (Application development and implementation)
  3. Data centre operations
  4. End-user support
  5. Help desk
  6. Dukungan teknis (Technical support)
  7. Perancangan dan design jaringan
  8. Network operations
  9. Systems analysis and design
  10. Business analysis
  11. Systems and technical strategy

c.       Keuntunan dan permasalahan i.T Outsourcing

Outsourcing  sendiri  pada  prakteknya dilapangan  tidak  berarti  tanpa  resiko  sama  sekali. Resiko–resiko yang terjadi hanya bisa diminimalisir, sehingga  penting  bagi  perusahaan  untuk melakukan self assesment terhadap kondisi perusahaannya. Baik keuangan,  kesiapan  hingga perencanaan  jangka panjang kedepan. Adapun keuntungan dan permasalahan I.T outsourcing seperti table berikut

Keuntungan

Permasalahan
ü  Biaya teknologi yang semakin meningkat, akan lebih murah jika perusahaan tidak berinvestasi lagi tetapi menyerahkannya kepada pihak ketiga dalam bentuk outsourcing yang lebih murah dikarenakan outsourcer dapat dibagi ke beberapa perusahaan.ü  Mengurangi waktu proses, beberapa outsourcer dapat dipilih untuk bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan.ü  Jasa yang diberikan oleh outsourcer lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan sendiri secara internal, outsourcer memang dispesialisasi dan ahli di bidang tersebut.ü  Perusahaan tidak mempunyai pengetahuan tentang sistem teknologi ini dan pihak outsourcer mempunyainya.Perusahaan merasa tidak perlu dan tidak inginn melakukan transfer pengetahuan yang dimiliki oleh outsourcer

ü  Meningkatkan flexibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi

ü  Mengurangi resiko kegagalan investasi.Penggunaan sumber daya sistem informasi belum optimal, jika hal ini terjadi maka perusahaan hanya menggunakan sumber daya  sistem yang optimal pada saat-saat tertetu saja, sehingga sumber daya sistem informasi menjadi tidak dimanfaatkan pada waktu yang lainnya.

ü  Perusahaan dapat memfokuskan pada pekerjaan lain yang lebih penting.

 

 ü  Jika aplikasi yang di outsource adalah aplikasi yang staregik, maka dapat ditiru oleh pesaingnya yang juga dapat menjadi klien dari outsourcer yang sama.ü  Perusahaan akan kehilangan kendali terhadapa aplikasi yang dioutsourcekan.ü  Jika aplikasinya adalah aplikasi kritikal yang harus segera ditangani jika terjadi gangguan, perusahaan akan menanggung resiko keterlambatan penanganan jika aplikasi ini dioutsourcekan karena kendali ada di outsourcer yang harus dihubungi terlebih dahulu.ü  Jika kekuatan menawar ada di outsourcer, perusahaan akan kehilangan banyak kendali dalam memutuskan sesuatu apalagi jiak terjadi konflik diantaranya.

ü  Perusahaan akan kehilangan keahlian dari belajar membangun dan mengoperasikan aplikasi tersebut.

 

d.      Perjanjian Kontrak sebagai Strategi Outsourcing

Keputusan  untuk  mengambil  outsourcing tidak  hanya  bergantung  dengan  biaya  yang  harus dikeluarkan,  paling  tidak  ada  empat  elemen  yang harus diperhatikan saat membuat keputusan yaitu

a.      Tingkat  layanan  dan  harga  (Service  levels  and pricing)

Service  level  atau  juga  dikenal  dengan  SLA (Service  Level  Agreement) mendapatkan  perhatian terbesar  saat  menjalankan  kontrak  outsourcing  ada, beberapa point yang harus diperhatikan antara lain

  • Apakah  biaya  yang  dikeluarkan  sebanding dengan kontrak pelayanan
  • Apakah  kontrak  pelayanan  telah  sesuai  dengan kebutuhan bisnis
  • Apakah  tingkat  pelayanan  (service  level) telah sesuai dengan kebutuhan bisnis
  • Apakah  biaya  masih  dalam  jangkauan  pasar pada tingkat yang sama
  • Apakah  penyedia  jasa  outsourcing  telah  sesuai dan kapabel dalam tingkat layanan

Biasanya cakupan  kerja  dan  tingkat  layanan gagal  untuk  memenuhi  kebutuhan bisnis atau ada beberapa service yang justru tidak disepakati saat membuat  kontrak. Perusahaan  dapat  menyesuaikan cakupan  kerja  dan  tingkat  layanan  untuk  memenuhi kebutuhan  bisnis  yang  artinya  akan  terjadi penyesuaian harga

Service  level  agreements  sendiri  menentukan tingkat layanan apa yang harus disediakan termasuk:

  • System  availability  and  response  times,  berupa kepastian  bahwa  sistem  akan  berjalan  dengan baik  yang  dihitung  dengan  persentase  sistem.Response times sendiri menyangkut berapa lama waktu  yang  dibutuhkan  untuk  menyelesaikan suatu pekerjaan
  • Standar  kualitas  (Quality  standards), menyangkut standar operasional apa yang harus dikerjakan  saat  menangani  suatu  permasalah atau menghadapi kasus tertentu

b.      Kontrak  dan  hubungan  kerja  (Contract  and relationship)

Sebagian  perusahaan  dapat  mengelola  termin kontrak,  kondisi  dan  performa  kerja  seperti dituliskan dalam perjanjian tanpa melakukan banyak perjanjian  kontrak  dan  hubungan  kerja  secara mendetail.  Namun  beberapa  perusahaan  hanya  bisa melakukannya  dengan  baik  apabila  telah  dibangun sistem  yang  jelas  dalam  pengelolan  hubgungan kerja.  Perusahaan  perlu  memfokuskan  dengan  baik pada kontract dan juga pengelolaan hubungan kerja. Jika  tidak  kontrak  yang  dihasilkan  akan  menjadi kurang produktif.

Beberapa  pertanyaan  yang  perlu  dijawab perusahaan berkait dengan hal diatas

kah  perusahaan  dan  penyedia  telah memiliki  model  organisasi  yang  efektif  untuk memelihara hubungan

  1. Apakah  perusahaan  dan  penyedia  telah mengalokasikan  investasi  yang  sesuai  untuk mengelola hubungan
  2. Apakah  kontrak  mengizinkan  untuk  melakukan perubahan  pada  cakupan,  tingkat  layanan  dan biaya
  3. Apakah  kontrak  mengizinkan  untuk  melakukan perubahan  pada  cakupan,  tingkat  layanan  dan biaya
  4. Apakah  perusahaan  dan  penyedia berkomunikasi secara reguler tentang kebutuhan saat ini dan masa depan

Kontrak  menyediakan  fondasi  untuk mengelola  performa  dan  menjeleaskan  cara bagaimana  perusahaan  dan  penyedia  menjalankan bisnis.  Tapi  itu  membutuhkan  komunikasi  reguler antara  perusahaan  dan  penyedia  untuk  menjalinhubungan  yang  produktif,  merencanakan  perubahan dan  secara  berkelanjutkan  menyampaikan    nilai. Kontrak yang baik tanpa komunikasi yang baik akan menghasilkan sesuatu yang buruk Kontrak  menyediakan  fondasi  untuk mengelola  performa  dan  menjeleaskan  cara bagaimana  perusahaan  dan  penyedia  menjalankan bisnis.  Tapi  itu  membutuhkan  komunikasi  reguler antara  perusahaan  dan  penyedia  untuk  menjalin hubungan  yang  produktif,  merencanakan  perubahan dan  secara  berkelanjutkan  menyampaikan    nilai. Kontrak yang baik tanpa komunikasi yang baik akan menghasilkan sesuatu yang buruk

c.       Penjadwalan

Secara  umum  tahapan  penjadwalan  saat  akan mengimplementasi  outsourcing  adalah  sebagai berikut

  1. Services  and  Service  Levels,  Deskripsi mengenai  layanan  dan  tingkat  layanan  dari kontrak outsourcing.
  2. Biaya  layanan  dan  jadwal  pembayaran  (Service Charges  and  Payments  Schedule),  Meliputi biaya  yang  diperlukan  dan  bagaimana  jadwal pembayaran  dilakukan.  Pembayaran  perlu dijelaskan  dengan  baik  meliputi  penandatangan kontrak,  awal  implementasi,  penerimaan  dan pembayaran rutin
  3. Biaya  layanan  dan  jadwal  pembayaran  (Service Charges  and  Payments  Schedule),  Meliputi biaya  yang  diperlukan  dan  bagaimana  jadwal pembayaran  dilakukan.  Pembayaran  perlu dijelaskan  dengan  baik  meliputi  penandatangan kontrak,  awal  implementasi,  penerimaan  dan pembayaran rutin tanggungjawab  dari  setiap  komponen  baik perusahaan  maupun  penyedian  termasuk tanggal-tanggal  penting.  Rencana  layanan  juga meliputi  kapan  suatu  layanan  disampaikan  dan dikelola
  4. Manajemen  perubahan,  Prosedur  ini menjelaskan  bagaimana  hubungan  kerja  akan berjalan,  didokumentasi,  disetujui  dan diimplementasikan

 d.      Tujuan Strategis

Penting  untuk  memahami  dan mempertanyakan  tujuan    strategis  yang ada  pada proposal  untuk  melakukan  outsourcing.  Tujuannya berdasar pada:

  1. Operasional TI yang lebih baik
  2. Peningkatan integrasi TI pada organisasi
  3. Penyerapan teknologi terbaru bagi perusahaan

 

Tujuan  strategis  ini  harus  dipahami  dengan baik  oleh  perusahaan  pengguna  maupun  penyedia agar  dapat  tercipta  sinergi  yang  lebih  baik.  Hal  ini menjadi tantangan tersendiri bagi kedua belah pihak.

C.    PENUTUP

  1. a.      Kesimpulan

Outsourcing  merupakan  satu  dari  sedemikian banyak  cara  untuk  mengelola  sumber  daya  TI.  Hal yang  menjadi  perhatian  besar  adalah  mengenai perjanjian kontrak outsourcing yang meliputi tingkat layanan  dan  biaya,  kontrak  dan  hubungan  kerja, penjadwalan  hingga  tujuan  strategis.

 

  1. b.      Saran

Dalam  implementasinya  diperusahaan,  perlu dilakukan  banyak  pengkajian  bagaimana  peran outsourcing  kedepan  yang  sangat  bergantung  pada kondisi  dan  kesiapan  perusahaan  bukan  hanya  pada biaya yang dapat dihemat. Perusahaan  perlu  menyesuaikan  dan melakukan  lebih  banyak  konsolidasi  internal sebelum  memutuskan  untuk  menggunakan  jasa outsourcing.

 

Daftar Pustaka

  1. Anjar Priandoyo, 2005, Operasional Teknologi Informasi yang efektif dengan outsourcing. Makalah Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2005 (SNATI 2005), ISBN: 979-756-061-6
  2. AntoniusSinggih Setyawan, 2007, Hubungan Strategi Outsourcing Information Technology Dan Keberhasilan Outsourcing Information Technolog, Tesis Magister Sains Akuntansi Program Pascasarjana Universitas Diponegoro.
  3. http://id.wikipedia.org/wiki/teknologi_informasi diakses 10 Januari 20112

 

* Mohamad Ali Murtadho, Mahasiswa Magister Teknik Informatika Fakultas Teknologi Industri Universitas Islam Indonesia Yogyakarta sekaligus Staf Pengajar Prodi Sistem Informasi Fakultas Teknik Unipdu Jombang

Email : aliadho@gmail.com, ali_murtadho_net@yahoo.co.id

situs: http://kangali.com

Leave a Reply

Your email address will not be published.