Pentingnya Perencanaan Sistem Informasi Perguruan Tinggi

Sistem informasi diperlukan oleh perusahaan/organisasi untuk mengelolah data menjadi informasi, sehingga berbagai pihak yang membutuhkan keputusan dapat menggunakan informasi tersebut untuk membuat keputusan yang baik. Informasi yang baik hanya dapat dihasilkan oleh sistem informasi yang baik, sistem informasi yang baik adalah sistem informasi yang sengaja di rancang (direncanakan) oleh perusahaan untuk mengolah data menjadi informasi (Wing, 1.7 :______)Di antara isu manajemen yang mengemuka saat ini adalah pencarian sumberdana non-konvensional dan efisiensi, termasuk pemanfaatan teknologi informasi. Dalam literatur pendidikan tinggi terekam juga bahwa telah banyak usaha Perguruan Tinggi untuk merespon secara aktif perubahan tersebut, termasuk dengan menerapkan reorganisasi melalui business process reengineering (BPR) yang salah satunya menggunakan teknologi informasi (TI) sebagai enabler (e.g. Adenso-Diaz dan Canteli, 2001; Bridges, 2000)

Dalam konteks ini, TI dapat dijadikan alat bantu efisiensi dan efektivitas pengelolaan perguruan tinggi. Dari awal harus disadari bahwa TI bukan ”obat mujarab” untuk semua masalah (Fatchul 2004). Pemahaman yang salah tentang peran TI ini sering ditemui dalam banyak kasus. Akibatnya fokus diberikan pada TI dan mengabaikan hal penting lain; manusia, proses, dan organisasi (Curry, 2002). Investasi TI yang besar jika tidak diikuti dengan perubahan ketiga hal tersebut menjadi tidak efektif. Inilah yang menyebabkan fenomena ”productivity paradox”, dimana investasi yang besar tidak menghasilkan manfaat yang besar juga (Brynjolfsson dan Hitt, 1998)
Secara sifat dan karakeristik perguruan tinggi tergolong dalam industri  quasi-commercial, Selain memberikan pelayanan pendidikan kepada masyarakat, perguruan tinggi juga menerapkan prinsip-prinsip manajemen industri komersial untuk mendapatkan dana sebagai pendukung keberlangsungan hidup Universitas, (Brokers, 2003 – dalam fatchul, 2004). Karakteristik perguruan tinggi yang demikian itu, menjadikan sistem informasi / teknologi informasi (SI/TI) menjadi sangat penting.

Dari sudut pandang yang lain-Curry J.R, (2002) Kegagalan Implementasi SI/TI dalam Business Process organisasi termasuk Universitas (perguruan tinggi) bukan akibat faktor teknis namun lebih kepada permasalahan non-teknis (faktor manusia, proses dan organisasi kerja).oleh karena itu perlu dilakukan perencanaan yang baik dan matang agar dapat meminimalisir kegagalan-kegagalan implementasi SI/TI.

Sistem informasi / Teknologi Informasi (SI/TI) menjadi semakin penting bagi organisasi perguruan tinggi (dan organisasi lainnya) karena dapat memudahkan pelaksanaan proses bisnis dan meningkatkan keunggulan kompetitif (competitive advantage). Melalui SI/TI, proses bisnis dapat dilaksanakan lebih mudah, cepat, efisien, dan efektif. SI/TI juga merawarkan banyak peluang kepada perguruan tinggi untuk meningkatian kinerja, mentransformasikan pelayanan, proses kerja, hubungan-hubungan komunitas dan riset. Karenanya, SI/IT governance (tata kelola) saat int menjadi salah satu critical Success factor (CSF) bagi para pemimpin dan mitra perguruan tinggi untuk mengoptirnalkan peran SI/IT dalam efektifitas peningkatan aset, capaian kinerja, sasaran, tujuan, visi dan visi organisasi.(hendri, 2009).
Kompleksitas penerapan SI/TI pada organisasi perguruan tinggi menimbulkan kesukaran pada berbagai level pemimpin dan stakeholder dalam memahami, membuat dan menerapkan IT governance di perguruan tinggi. Banyak pihak yang menjadi resistan dalam implementasi  SI/TI, akibatnya transformasi business process yang diharapkan dengan SI/TI berakselerasi dengan cepat justru akan mengalami kemandekan. Selain itu Adanya kegagalan atau pernah terjadi kegagalan dalam implementasi  SI/TI  dalam universitas akan dipandang negatif oleh banyak pihak padahal pentingnya pemanfaatan SI/TI oleh perguruan tiggi sangatlah penting guna menunjang proses bisnis sekaligus tulang punggung organisasi. sehingga perlu SI/TI yang terarah, terstruktur dan selaras dengan kebutuhan organisasi, hal ini dapat tercapai jika organisasi tersebut dapat membuat dan memiliki suatu Enterprise Information Technology Architect (EITA).

Konsep arsitektur SI/TI ini dapat diilustrasikan seperti halnya membuat sebuah bangunan rumah, jika tidak memiliki perencanaan yang baik dan terarah bisa jadi bangunan tersebut tidak dapat berguna dan berfungsi dengan baik bahkan bisa jadi mengalami kegagalan. Sama halnya dengan proyek SI/TI maka memerlukan perencanaan arsitektur agar tidak mengalami kegagalan.

Arsitektur TI bukanlah hanya terbatas pada aplikasi enterprise, tetapi juga merencanakan keseluruhan arsitektur SI/TI. Arsitektur SI/TI enterprise mempertimbangkan arsitektur teknis dan bisnis enterprise, membuat visi strategis dan menjalankan visi tersebut melalui implementasi. Arsitektur yang akan dibangun dapat rumit sampai sederhana. Menurut Nicholas Chase (2006) sebuah aplikasi yang sederhanapun seharusnya perlu dibuat, dideploy dan diawasi dalam konteks arsitektur enterprise secara keseluruhan. Pada aplikasi enterprise, seharusnya lebih banyak yang harus dipikirkan yaitu apa dan bagaimana melakukannya dan harus bisa menerjemahkan kebutuhan bisnis menjadi kebutuhan perangkat lunak. Untuk itu diperlukan metodologi untuk mengkategori informasi yang diperoleh dari sebuah enterprise secara keseluruhan (Andri. 2007)